MLS CRM Biuro Ostatnia zmiana: 2020-05-19
Dokumentacja oprogramowania MLS CRM dla biur nieruchomości. Poniższa dokumentacja zwiera niezbędne informacje, które pozwolą w szybki sposób wprowadzić się w zakres podstawowych funkcjonalności oprogramowania.
1.1 Panel administratora
Strona dostępna jest dla użytkownika z specjalnie nadanymi prawami oraz dla głównego konta biura. Panel administratora umożliwia zarządzanie ofertami, które wymagają uprzedniej interwencji ze strony kierownika - akceptacja/odrzucenie oferty oraz edycję ofert.
Masowa edycja
Oferty można edytować także w sposób masowy. W tym celu należy:
- 1. Zaznacz oferty, co do których chcemy dokonać zmiany
- 2. Kliknij na przycisk akcji i wybierz akcję do wykonania
- 3. Dostosuj akcję zgodnie z danymi na ekranie
1.2 Obsługa ofert
Lista ofert wyświetla wszystkie oferty nieruchomości z wyjątkiem ofert archiwalnych. Zakres dostępnych ofert w panelu użytkownika może być ograniczony w zależności od przypisanych praw danemu użytkownikowi.
Panel ofert umożliwia pełną funkcjonalność zarządzania ofertami, zarówno dodawaniem nowych ofert, podgląd ofert i edycję.
Dodanie nowej oferty
Ofertę dodaje się w 5 krokach w specjalnie skonfigurowanym do tego celu formularzu. Formularz powinien zostać możliwie jak najlepiej wypełniony co umożliwi lepsze wypełnienie danych w plikach eksportowych na portale.
Krok 1
Krok 2
WAŻNE
W drugim kroku konieczne jest wypełnienie wymaganych pól ("Oferta na portalach*", "Miasto/dzielnica"). Wypełnienie pól pozwoli na przejście do kolejnego kroku dodawania oferty.
Krok 3
Krok 4
Krok 5
ZAPISZ / ZAPISZ I OPUBLIKUJ
Kliknięcie przycisku "Zapisz" sprawi, że oferta zapisze się w postaci szkicu. Szkic oferty nie zostanie opublikowany ani na stronie internetowej ani nie pojawi się w eksportach na portale.
Kliknięcie przycisku "Zapisz i opublikuj" sprawi, że oferta stanie się publiczna. Opublikowana oferta może wyświetlać się na stronie a także znajdować się w danych eksportowanych na portale (w zależności od ustawień).
Po kliknięciu "Zapisz" lub "Zapisz i opublikuj" zostaniemy przekierowani do strony na której znajduje się dodana przez nas oferta.
Edycja oferty
Wybór oferty pozwoli nam na dokonanie edycji jej parametrów, treści, zdjęć oraz pozostałych danych dostępnych na stronie.
W zakładce klient poszukujący wyświetlona będzie lista powiązanych klientów, którzy potencjalnie mogą być zainteresowany ową ofertą.
Masowa edycja ofert
Masowa edycja ofert jest dostępna poprzez wykorzystanie przycisku "Akcja", aby uaktywnić przycisk "Akcja" niezbędne jest zaznaczenie ofert, które mają zostać poddane edycji zbiorczej.
1.3 Oferty MLS
Oferty MLS jest to lista ofert, które zostały udostępnione przez inne biura. W zakładce tej można uzyskać dostęp do adresu nieruchomości, zgoda na dostep do danych musi zostać uprzednio zatwierdzona przez właściciela oferty.
Na stronie znajduję się system filtrowania treści umożliwiający dopasowanie listy ofert do naszych potrzeb.
W zakładce "Oferty MLS" można filtorwać oferty w zależności od typu oferty, rodzaju nieruchomości, ceny, powierzchni, adresu itp..
Aby uzyskać dostęp do danych adresowych nieruchomości należy skorzystać z przycisku akcji - "Adres nieruchomości". Dane adresowe nieruchomości będą dostępne po akceptacji prośby przez biuro będące właścicielem oferty.
Zaakceptowana prośba o adres nieruchomości oznaczona będzie na zielono, w przypadku odrzucenia prośby ikona będzie barwy czerwonej.
W celu szybszego odnalezienia przyznaych dostępów do adresów nieruchomości można skorzystać z przycisku "Oferty z adresami" gdzie dostępne są wszystkie oferty, do których został przyznany dostęp.
1.4 Zarządzanie kalendarzem
Kalendarz pozwala na dodawanie wydarzeń, spotkań, zadań. Ustawienie terminu sprawi, że użytkownik zostanie poinformowany gdy owe wydarzenie będzie się zbliżało.
1.5 Kalendarze współdzielone
Kalendarze współdzielone pozwalają na tworzenie kalendarzy powiązanych z daną grupą użytkowników. Wydarzenia zawarte w kalendarzu są dostępne tylko i wyłącznie dla członków powiązanych z kalendarzem.
Dodanie kalendarza współdzielonego
1.6 Zarządzanie klientami
Lista klientów to zakładka na której znajdują się wszyscy nasi klienci dodani do systemu biura. W zakładce tej możliwe jest dodanie nowych klientów zarówno prywatnych jak i biznesowych oraz zarządzanie nimi.
1.7 Klient poszukujący
Dodanie klienta poszukującego odbywa się w zakładce "Klient poszukujący". Dodany klient poszukujący automatycznie zostaje powiązany z ofertami, które są zbliżone do jego oczekiwań.
Dodanie poszukiwania
PARAMETRY
Im bardziej szczegółowo wypełnione zostaną dane na temat poszukiwanej nieruchomości tym system dokładniej dopasuje listę nieruchomości, której poszukuje Twój klient.
Szczegóły poszukiwania i edycja
Przejście do "poszukiwania" pozwoli nam na edycje kryteriów nieruchomości. W zakładce "Pasujące oferty" znajduje się lista ofert, które zostały automatycznie powiązane z poszukiwaniem.
1.8 System faktur
System faktur pozwala w prosty sposób powiązać faktury z klientem/nieruchomością oraz wysłać ją na żądany adres email. Panel pozwala na wystawianie i pełną edycję faktur.
Dodanie nowej faktury
POWIĄZANIE Z OFERTĄ - faktura zostanie powiązana z dodaną nieruchomością i będzie ona widoczna na stronie oferty.
POWIĄZANIE Z KLIENTEM - wyszukanie klienta pozwoli na automatycznie wypełnienie miejsca w formularzu "Rachunek dla".
Filtrowanie faktur
Na stronie "Lista faktur" możliwe jest filtrowanie i sortowanie faktur według daty dodania.
Zarządzanie i edycja faktur
Dane każdej faktury zapisywane są w systemie, dzięki czemu możliwe jest ich odtworzenie i szybka edycja.
Ustawienia faktur prefix i numeracja
Aby zmienić prefix faktury oraz typ automatycznej numeracji należy klikając na przycisk "Ustawienia" znajdującego się w menu na stronie "Lista faktur".
Prefiks jest to przedrostek który będzie dodawany do każdego unikalnego numeru faktury.
Reset numeru faktury Oznacza od kiedy system będzie ponownie naliczał numerowanie faktur.
1.9 Dodawanie użytkowników
Przed rozpoczęciem dodawania nowych użytkowników należy skonfigurować podstawowe role w systemie oraz dodać ewentualne grupy użytkowników i przydzielić im zadania.
Nowa rola
Nadawanie praw użytkownikom należy dokonać w zakładce "Role" poprzez kliknięcie przycisku "+ Dodaj role". W następnym kroku zobaczymy obszerną listę możliwych funkcji do przypisania.
Grupy użytkowników
Grypy użytkowników mają na celu lepszą segregację użytkowników oraz możliwość ustawienia zadań do wykonania. Nową grupę można dodać w zakładce "Grupy użytkowników"
Dodanie nowego użytkownika
Dodanie nowego użytkownika odbywa się w zakładce "Lista użytkowników" gdzie zawarta jest lista wszystkich użytkowników wraz z sekcją umożliwiająca zarządzanie nimi. Lista widocznych użytkowników jest uwarunkowana przypisanymi prawami dla danego użytkownika (wszyscy użytkownicy / użytkownicy oddziału.
1.10 Zarządzanie oddziałami
Stworzenie oddziału pozwala na posiadanie odrębnej grupy powiązanych użytkowników i ofert w systemie. Lista oddziałów dostępna jest w zakładce "Lista oddziałów", z miejsca tego można zarządzać oddziałami jak i dodawać nowe.
ODDZIAŁ GŁÓWNY
Oddział główny powstaje wraz z utworzeniem konta a jego prawa edycji są ograniczone. Oddział główny można edytować z poziomu zakładki "Ustawienia" -> "Dane firmowe". Standardowo konto Administratora przypisane jest do oddziału głównego i nie może ono zostać przepisane.
Dodanie nowego oddziału
Dodanie oddziału wymaga nadania jego unikalnej nazwy. Dane oddziałów wyświetlane mogą być w szablonach stron.
1.11 Ustawienia biura + logo biura
Zakładka "Dane firmowe" zawiera istotne dane biura w tym dane oddziału głównego i dane rozliczeniowe. Na stronie tej można umieścić logo firmowe oraz zdjęcie oddziału.
Dane rozliczeniowe wypełnione zostaną automatycznie w przypadku składania zamówienia, lub mogą zostać one także uzupełnione z poziomu zakładki ustawień.
1.12 Zakup pakietu
Aby dokonać zakupu pakietu lub jego zmiany należy przejść do zakładki "Zakup pakietu" a następnie wybrać pakiet.
Nie mogę zakupić pakietu?
Problem ten może pojawić się w przypadku próby przejścia z wyższego pakietu na niższy. Problem związany może być z limitami, które oferuje dany pakiet w stosunku do obecnego pakietu (za mała powierzchnia dyskowa, za duża ilość aktywnych ofert). W takim przypadku aby przejść na niższy pakiet niezbędne jest dokonanie "porządków" w biurze w postaci usunięcia starych ofert aby zwolnić powierzchnię dyskową.
Poszczególne pakiety możemy dopasować w zależności od własnych potrzeb.
Pakiety oferują funkcjonalności specjalne jak:
- Strona internetowa
- Dodatkowa powierzchnia dyskowa
- Czas trwania ważności pakietu
Złożenie zamówienia
PRZEJŚCIE NA NIŻSZY / WYŻSZY PAKIET
PRZEJŚCIE NA NIŻSZY PAKIET - w przypadku przejścia na niższy pakiet, okres trwania pakietu zostanie wydłużony.
PRZEJŚCIE NA WYŻSZY PAKIET - w przypadku przejścia na wyższy pakiet, obecny pakiet zostanie utracony i zostanie przypisany nowy pakiet z terminem ważności zgodnie z zamówieniem. W przypadku utraty pakietu zgłoś się do działu pomocy w celu uzyskania rabatu na przyszłe zamówienia.
1.13 Profil + kalendarz Google
Przejdź do zarządzania Twoim profilem, w tym celu kliknij na ikonę użytkownika, która znajduje się na górze, na pasku bocznym ponad menu głównym.
Powiązanie kalendarza Google
Powiązanie kalendarza Google z naszym kontem jest możliwe podczas edycji naszego konta użytkownika. W tym celu przejdź do Google Calendar do kalendarza, który chcemy połączyć z kalendarzem w biurze.
1.14 Edytor wydruku oferty
Dzięki edytorowi wydruku ofert możemy edytować oraz dopasować wygląd wydruków ofert, w tym także ofert wywołanych do klienta.
Zmiany wizualne możemy dokonać za każdym razem gdy dokonujemy wysyłki oferty do klienta lub przed wydrukiem oferty. W tym celu należy kliknąć na przycisk "Edytor", co przeniesie nas do edytora wizualnego.
1.15 Dodawanie zdjęć i dokumentów
Dodawanie plików - zdjęcia i dokumenty można dokonać w specjalnie oznaczonych miejscach. W zależności od formatu pliku możliwe są inne formy edycji.
Dodanie i edycja zdjęcia
Dodając zdjęcie do oferty mamy możliwość ich edycji.
Dodanie i edycja dokumentu
Dokumenty dostępne dla wszystkich użytkowników możemy dodać w zakładce "Ustawienia -> Dokumenty". Jeśli chcemy by dany dokument powiązany był z daną ofertą powinniśmy dokument umieścić na stronie oferty, w tym celu należy przejść do danej oferty, następnie przejść do zakładki "Dokumenty" i tam umieścić pliki.
1.16 Znak wodny
1. Aby dodać znak wodny na zdjęciach należy przejść do zakładki znajdującej się w "Ustawienia -> Znak wodny". W zakładce tej znajduje się przykładowe zdjęcie wnętrza nieruchomości.
2. Dodawanie znaku wodnego powinniśmy rozpocząć od dodania pliku zdjęcia które chcemy aby było umieszczone na fotografiach ofert. Dodaj zdjęcie a następnie wskaż jego miejsce na przykładowym zdjęciu.
3. Dostosuj rozmiar, odległość od krawędzi oraz stopień transparentności zdjęcia.
4. Zapisz znak wodny.
Znak wodny będzie dodawany automatycznie do wszystkich zdjęć jeśli sekcja "Dodaj znak wodny" będzie wskazywała na "Tak".
