MLS CRM Biuro Ostatnia zmiana: 2020-05-19

Dokumentacja oprogramowania MLS CRM dla biur nieruchomości. Poniższa dokumentacja zwiera niezbędne informacje, które pozwolą w szybki sposób wprowadzić się w zakres podstawowych funkcjonalności oprogramowania.

1.1 Panel administratora

Strona dostępna jest dla użytkownika z specjalnie nadanymi prawami oraz dla głównego konta biura. Panel administratora umożliwia zarządzanie ofertami, które wymagają uprzedniej interwencji ze strony kierownika - akceptacja/odrzucenie oferty oraz edycję ofert.

Akceptacja bądź odrzucenie oferty dodanej przez użytkownika z ograniczeniami praw.

Masowa edycja

Oferty można edytować także w sposób masowy. W tym celu należy:

  • 1. Zaznacz oferty, co do których chcemy dokonać zmiany
  • 2. Kliknij na przycisk akcji i wybierz akcję do wykonania
  • 3. Dostosuj akcję zgodnie z danymi na ekranie
Zaznacz ofert do edycji masowej.
Wybór akcji.
Dostosowanie akcji i potwierdzenie wprowadzenia zmian.

1.2 Obsługa ofert

Lista ofert wyświetla wszystkie oferty nieruchomości z wyjątkiem ofert archiwalnych. Zakres dostępnych ofert w panelu użytkownika może być ograniczony w zależności od przypisanych praw danemu użytkownikowi.

Panel ofert umożliwia pełną funkcjonalność zarządzania ofertami, zarówno dodawaniem nowych ofert, podgląd ofert i edycję.

Dodanie nowej oferty

Ofertę dodaje się w 5 krokach w specjalnie skonfigurowanym do tego celu formularzu. Formularz powinien zostać możliwie jak najlepiej wypełniony co umożliwi lepsze wypełnienie danych w plikach eksportowych na portale.

Dodanie nowej oferty.
Krok 1
Wybór typu oferty.
Krok 2

WAŻNE

W drugim kroku konieczne jest wypełnienie wymaganych pól ("Oferta na portalach*", "Miasto/dzielnica"). Wypełnienie pól pozwoli na przejście do kolejnego kroku dodawania oferty.

Lokalizacja nieruchomości oraz status na portalach.
Krok 3
Dodanie klientów i umowy.
Krok 4
Parametry oferty.
Krok 5
Dodanie zdjęć i publikacja.

ZAPISZ / ZAPISZ I OPUBLIKUJ

Kliknięcie przycisku "Zapisz" sprawi, że oferta zapisze się w postaci szkicu. Szkic oferty nie zostanie opublikowany ani na stronie internetowej ani nie pojawi się w eksportach na portale.

Kliknięcie przycisku "Zapisz i opublikuj" sprawi, że oferta stanie się publiczna. Opublikowana oferta może wyświetlać się na stronie a także znajdować się w danych eksportowanych na portale (w zależności od ustawień).

Po kliknięciu "Zapisz" lub "Zapisz i opublikuj" zostaniemy przekierowani do strony na której znajduje się dodana przez nas oferta.

Edycja oferty

Wybór oferty pozwoli nam na dokonanie edycji jej parametrów, treści, zdjęć oraz pozostałych danych dostępnych na stronie.

Strona edycji oferty

W zakładce klient poszukujący wyświetlona będzie lista powiązanych klientów, którzy potencjalnie mogą być zainteresowany ową ofertą.

Klienci poszukujący na stronie nieruchomości

Masowa edycja ofert

Masowa edycja ofert jest dostępna poprzez wykorzystanie przycisku "Akcja", aby uaktywnić przycisk "Akcja" niezbędne jest zaznaczenie ofert, które mają zostać poddane edycji zbiorczej.

Zaznacz oferty, które chcesz edytować
Wybierz rodzaj akcji.
Postępuj zgodnie z informacjami na ekranie.

1.3 Oferty MLS

Oferty MLS jest to lista ofert, które zostały udostępnione przez inne biura. W zakładce tej można uzyskać dostęp do adresu nieruchomości, zgoda na dostep do danych musi zostać uprzednio zatwierdzona przez właściciela oferty.

Na stronie znajduję się system filtrowania treści umożliwiający dopasowanie listy ofert do naszych potrzeb.

Przykład aktywnej oferty w systemie wymiany ofert.

W zakładce "Oferty MLS" można filtorwać oferty w zależności od typu oferty, rodzaju nieruchomości, ceny, powierzchni, adresu itp..

Aby uzyskać dostęp do danych adresowych nieruchomości należy skorzystać z przycisku akcji - "Adres nieruchomości". Dane adresowe nieruchomości będą dostępne po akceptacji prośby przez biuro będące właścicielem oferty.

Lista aktywnych ofert opublikowanych przez inne biura.

Zaakceptowana prośba o adres nieruchomości oznaczona będzie na zielono, w przypadku odrzucenia prośby ikona będzie barwy czerwonej.

W celu szybszego odnalezienia przyznaych dostępów do adresów nieruchomości można skorzystać z przycisku "Oferty z adresami" gdzie dostępne są wszystkie oferty, do których został przyznany dostęp.

Zaakceptowana prośba o dane dostępowe do nieruchomości.

1.4 Zarządzanie kalendarzem

Kalendarz pozwala na dodawanie wydarzeń, spotkań, zadań. Ustawienie terminu sprawi, że użytkownik zostanie poinformowany gdy owe wydarzenie będzie się zbliżało.

Dodanie wydarzenia.
Uzupełnienie danych i dodanie.
Nowo dodane wydarzenie zostanie udostępnione w naszym kalendarzu.
Kliknięcie na wydarzenie wyświetli nam jego podgląd oraz możliwości zarządzania nim.

1.5 Kalendarze współdzielone

Kalendarze współdzielone pozwalają na tworzenie kalendarzy powiązanych z daną grupą użytkowników. Wydarzenia zawarte w kalendarzu są dostępne tylko i wyłącznie dla członków powiązanych z kalendarzem.

Dodanie kalendarza współdzielonego

Kliknij na przycisk "+ Dodaj kalendarz".
Wypełnij dane kalendarza i przypisz użytkowników, którzy będą mogli widzieć dany kalendarz.
Kalendarz pojawi się na pasku bocznym wraz z przyciskami zarządzania (ikony zarządzania kalendarzem dostępne są tylko dla twórcy kalendarza).

1.6 Zarządzanie klientami

Lista klientów to zakładka na której znajdują się wszyscy nasi klienci dodani do systemu biura. W zakładce tej możliwe jest dodanie nowych klientów zarówno prywatnych jak i biznesowych oraz zarządzanie nimi.

Omówienie poszczególnych elementów w zakładce "Lista klientów".
Dodanie nowego klienta.

1.7 Klient poszukujący

Dodanie klienta poszukującego odbywa się w zakładce "Klient poszukujący". Dodany klient poszukujący automatycznie zostaje powiązany z ofertami, które są zbliżone do jego oczekiwań.

Dodanie poszukiwania

Kliknij przycisk "+ Dodaj" w celu rozpoczęcia dodawania nowego klienta poszukującego.
Wybierz rodzaj oraz typ poszukiwanej nieruchomości.
Wybierz lokalizację oraz dystans od punktu poszukiwań.
Powiąż klienta oraz umowę z poszukiwaniem.
Wypełnij szczegółowo informacje na temat poszukiwanej nieruchomości.

PARAMETRY

Im bardziej szczegółowo wypełnione zostaną dane na temat poszukiwanej nieruchomości tym system dokładniej dopasuje listę nieruchomości, której poszukuje Twój klient.

Szczegóły poszukiwania i edycja

Przejście do "poszukiwania" pozwoli nam na edycje kryteriów nieruchomości. W zakładce "Pasujące oferty" znajduje się lista ofert, które zostały automatycznie powiązane z poszukiwaniem.

Zarządzanie poszukiwaniem - usuwanie oraz edycja.
Edycja poszukiwania.
Powiązana oferta pasująca do kryteriów osoby poszukującej.

1.8 System faktur

System faktur pozwala w prosty sposób powiązać faktury z klientem/nieruchomością oraz wysłać ją na żądany adres email. Panel pozwala na wystawianie i pełną edycję faktur.

Dodanie nowej faktury

Nową fakturę można dodać poprzez przejście do zakładki "Dodaj fakturę", wybierając opcję z panelu "Dodaj" znajdującego się na górze strony lub wybierając przycisk "+ Dodaj" znajdujący się na stronie "Lista faktur".

POWIĄZANIE Z OFERTĄ - faktura zostanie powiązana z dodaną nieruchomością i będzie ona widoczna na stronie oferty.

POWIĄZANIE Z KLIENTEM - wyszukanie klienta pozwoli na automatycznie wypełnienie miejsca w formularzu "Rachunek dla".

W celu dodania faktury niezbędne jest wypełnienie wymaganych pól.
Wypełnienie i modyfikacja kolorystyki faktury.

Filtrowanie faktur

Na stronie "Lista faktur" możliwe jest filtrowanie i sortowanie faktur według daty dodania.

Wypełnienie i modyfikacja kolorystyki faktury.
Filtrowanie faktur umożliwia ograniczyć wyniki na podstawie numeru faktury, terminu jej wystawienia czy powiązanym kliencie.

Zarządzanie i edycja faktur

Dane każdej faktury zapisywane są w systemie, dzięki czemu możliwe jest ich odtworzenie i szybka edycja.

Ustawienia faktur prefix i numeracja

Aby zmienić prefix faktury oraz typ automatycznej numeracji należy klikając na przycisk "Ustawienia" znajdującego się w menu na stronie "Lista faktur".

Prefiks jest to przedrostek który będzie dodawany do każdego unikalnego numeru faktury.

Reset numeru faktury Oznacza od kiedy system będzie ponownie naliczał numerowanie faktur.

1.9 Dodawanie użytkowników

Przed rozpoczęciem dodawania nowych użytkowników należy skonfigurować podstawowe role w systemie oraz dodać ewentualne grupy użytkowników i przydzielić im zadania.

Nowa rola

Nadawanie praw użytkownikom należy dokonać w zakładce "Role" poprzez kliknięcie przycisku "+ Dodaj role". W następnym kroku zobaczymy obszerną listę możliwych funkcji do przypisania.

Przypisane uprawnienia mogą zostać w każdej chwili edytowane. Edycja umożliwia zarówno rozszerzenie praw danej roli użytkowników jak i ich ograniczenie.

Grupy użytkowników

Grypy użytkowników mają na celu lepszą segregację użytkowników oraz możliwość ustawienia zadań do wykonania. Nową grupę można dodać w zakładce "Grupy użytkowników"

Każda grupa może posiadać odmienne cele do osiągnięcia (funkcjonalność wyłącznie subiektywnej oceny wydajności użytkownika).

Dodanie nowego użytkownika

Dodanie nowego użytkownika odbywa się w zakładce "Lista użytkowników" gdzie zawarta jest lista wszystkich użytkowników wraz z sekcją umożliwiająca zarządzanie nimi. Lista widocznych użytkowników jest uwarunkowana przypisanymi prawami dla danego użytkownika (wszyscy użytkownicy / użytkownicy oddziału.

W celu dodania użytkownika należy kliknąć na przycisk "+ Dodaj użytkownika" znajdujący się w zakładce "Lista użytkowników". W celu dodania nowego użytkownika niezbędne jest podanie unikalnego adresu email, imienia i nazwiska oraz przypisanie hasła..
Istnieje możliwość wysyłki wiadomości email z własnej skrzynki pocztowej. W tym celu należy skonfigurować dane dla klienta pocztowego zawartego w formularzu dodawania użytkownika.

1.10 Zarządzanie oddziałami

Stworzenie oddziału pozwala na posiadanie odrębnej grupy powiązanych użytkowników i ofert w systemie. Lista oddziałów dostępna jest w zakładce "Lista oddziałów", z miejsca tego można zarządzać oddziałami jak i dodawać nowe.

ODDZIAŁ GŁÓWNY

Oddział główny powstaje wraz z utworzeniem konta a jego prawa edycji są ograniczone. Oddział główny można edytować z poziomu zakładki "Ustawienia" -> "Dane firmowe". Standardowo konto Administratora przypisane jest do oddziału głównego i nie może ono zostać przepisane.

Lista oddziałów - dodanie oddziału i zarządzanie.

Dodanie nowego oddziału

Dodanie oddziału wymaga nadania jego unikalnej nazwy. Dane oddziałów wyświetlane mogą być w szablonach stron.

Dodawanie oddziału wraz z jego zdjęciem.

1.11 Ustawienia biura + logo biura

Zakładka "Dane firmowe" zawiera istotne dane biura w tym dane oddziału głównego i dane rozliczeniowe. Na stronie tej można umieścić logo firmowe oraz zdjęcie oddziału.

Dane rozliczeniowe wypełnione zostaną automatycznie w przypadku składania zamówienia, lub mogą zostać one także uzupełnione z poziomu zakładki ustawień.

1.12 Zakup pakietu

Aby dokonać zakupu pakietu lub jego zmiany należy przejść do zakładki "Zakup pakietu" a następnie wybrać pakiet.

Nie mogę zakupić pakietu?

Problem ten może pojawić się w przypadku próby przejścia z wyższego pakietu na niższy. Problem związany może być z limitami, które oferuje dany pakiet w stosunku do obecnego pakietu (za mała powierzchnia dyskowa, za duża ilość aktywnych ofert). W takim przypadku aby przejść na niższy pakiet niezbędne jest dokonanie "porządków" w biurze w postaci usunięcia starych ofert aby zwolnić powierzchnię dyskową.

Dostosowanie pakietu do własnych potrzeb.

Poszczególne pakiety możemy dopasować w zależności od własnych potrzeb.

Pakiety oferują funkcjonalności specjalne jak:

  • Strona internetowa
  • Dodatkowa powierzchnia dyskowa
  • Czas trwania ważności pakietu

Złożenie zamówienia

Wypełnij niezbędne dane do płatności i opłać zamówienie. Pakiet zostanie automatycznie przypisany do Twojego konta po opłaceniu zamówienia.

PRZEJŚCIE NA NIŻSZY / WYŻSZY PAKIET

PRZEJŚCIE NA NIŻSZY PAKIET - w przypadku przejścia na niższy pakiet, okres trwania pakietu zostanie wydłużony.

PRZEJŚCIE NA WYŻSZY PAKIET - w przypadku przejścia na wyższy pakiet, obecny pakiet zostanie utracony i zostanie przypisany nowy pakiet z terminem ważności zgodnie z zamówieniem. W przypadku utraty pakietu zgłoś się do działu pomocy w celu uzyskania rabatu na przyszłe zamówienia.

Zakupiony i opłacony pakiet zostanie automatycznie aktywowany.

1.13 Profil + kalendarz Google

Przejdź do zarządzania Twoim profilem, w tym celu kliknij na ikonę użytkownika, która znajduje się na górze, na pasku bocznym ponad menu głównym.

Edycja profilu i dodanie avatara.

Powiązanie kalendarza Google

Powiązanie kalendarza Google z naszym kontem jest możliwe podczas edycji naszego konta użytkownika. W tym celu przejdź do Google Calendar do kalendarza, który chcemy połączyć z kalendarzem w biurze.

Kliknij w ikonę ustawień kalendarza.
Przejdź do "Ustawienia i udostępnienie".
Zmień politykę udostępnienia kalendarza na publiczną.
Skopiuj numer identyfikacyjny kalendarza i dodaj go na stronie edycji profilu.
Prawidłowo dodany kalendarz ukaże się w zakładce "Kalendarz" na liście dostępnych kalendarzy. Wszystkie wydarzenia dodane do kalendarza automatycznie będą wyświetlane także w kalendarzu biura.

1.14 Edytor wydruku oferty

Dzięki edytorowi wydruku ofert możemy edytować oraz dopasować wygląd wydruków ofert, w tym także ofert wywołanych do klienta.

Zmiany wizualne możemy dokonać za każdym razem gdy dokonujemy wysyłki oferty do klienta lub przed wydrukiem oferty. W tym celu należy kliknąć na przycisk "Edytor", co przeniesie nas do edytora wizualnego.

Wybór szablonu ofert do edycji.
Edytor wizualny wydruku oferty.

1.15 Dodawanie zdjęć i dokumentów

Dodawanie plików - zdjęcia i dokumenty można dokonać w specjalnie oznaczonych miejscach. W zależności od formatu pliku możliwe są inne formy edycji.

Dodanie i edycja zdjęcia

Miejsce na dodanie zdjęcia.

Dodając zdjęcie do oferty mamy możliwość ich edycji.

Edycja zdjęcia.

Dodanie i edycja dokumentu

Dokumenty dostępne dla wszystkich użytkowników możemy dodać w zakładce "Ustawienia -> Dokumenty". Jeśli chcemy by dany dokument powiązany był z daną ofertą powinniśmy dokument umieścić na stronie oferty, w tym celu należy przejść do danej oferty, następnie przejść do zakładki "Dokumenty" i tam umieścić pliki.

Edycja dokumentu.

1.16 Znak wodny

1. Aby dodać znak wodny na zdjęciach należy przejść do zakładki znajdującej się w "Ustawienia -> Znak wodny". W zakładce tej znajduje się przykładowe zdjęcie wnętrza nieruchomości.

2. Dodawanie znaku wodnego powinniśmy rozpocząć od dodania pliku zdjęcia które chcemy aby było umieszczone na fotografiach ofert. Dodaj zdjęcie a następnie wskaż jego miejsce na przykładowym zdjęciu.

3. Dostosuj rozmiar, odległość od krawędzi oraz stopień transparentności zdjęcia.

4. Zapisz znak wodny.

Znak wodny będzie dodawany automatycznie do wszystkich zdjęć jeśli sekcja "Dodaj znak wodny" będzie wskazywała na "Tak".

Szablony stron www

System MLS CRM oferuje szeroki zakres stron szablonowych, których kolorystykę i treść można w prosty i szybki sposób zmodyfikować. Oferowane strony szablonowe są w pełni responsywne dzięki czemu idealnie dopasowują się do urządzeń na których są wyświetlane.

2.1 Dodanie domeny

Instalacja strony szablonowej przebiega automatycznie, proces instalacji trwa nie więcej niż 5 sekund, aby jednak strona mogła zostać utworzona niezbędne jest skonfigurowanie ustawień dla domeny, w tym celu niezbędne będzie dokonanie zmiany wartości rekordów A zawartych w DNS domeny na wartość IP naszego serwera, umożliwi to połączenie Państwa domeny z naszym serwerem, wyświetlenie strony szablonowej, bez utraty połączenia z serwerem zewnętrznym dla poczty.

Adres IP naszego serwera:

46.248.186.20

Edycja dokumentu.

ZMIANA DNS

Zmiana serwera DNS przeważnie trwa około kilku godzin jednakże mogą się zdażyć przypadki że będzie to trwało dłużej. Maksymalny czas zmiany DNS dla domeny może trwać nawet do 48 godzin. Jest to proces całkowicie niezależny od nas.

2.2 Instalacja szablonu

Po prawidłowym podpięciu domeny ukaże się system do instalacji szablonu na serwerze. Strona szablonowa zajmuje niewiele miejsca na serwerze od 4-7 mb. Aby zainstalować szablon należy wybrać interesujący nas styl strony i kliknąć zapisz. Strona powinna być natychmiast dostępna. Treści ofert na stronie będą automatycznie dodawane wraz z dodawaniem nowych ofert w biurze.

Wybór szablonu i instalacja na serwerze.

2.3 Aktywacja SSL

Protokół SSL zostanie automatycznie dodany do Twojej strony w przeciągu kilku godzin od połączenia domeny z naszym serwerem nazw DNS.

2.4 Dodanie wpisu

W celu dodania wpisu należy przejśc do zakładki "Serwis internetowy ->Wpis".

Wybór szablonu i instalacja na serwerze.
Wybór szablonu i instalacja na serwerze.

2.5 Dodanie nowej strony

Dodanie nowej zakładki - strony jest możliwe po przejściu do zakładki Serwis internetowy -> Ustawienia serwisu, a następnie z menu wybrać"+ Dodaj stronę".

Dodanie nowej strony.
Dodanie strony i przydzielenie jej miejsca w menu na stronie szablonowej.

Zarządzanie stroną

System zarządzania stroną szablonową pozwala na dopasowanie jej treści, stron, wpisów oraz kolorystyki do własnych potrzeb, dzięki czemu każda strona może mieć indywidualny charakter.

3.1 Ustawienia główne

W tej sekcji wybrać możemy szablon, który ma zostać zainstalowany pod podpiętą domeną. W panelu dostępne jest 8 szablonów, których kolorystyka może być dowolnie dopasowywana do własnych potrzeb.

każdy szablon posiada wersję demo, dzieki której możliwe jest podgląd serwisu, który będziemy posiadać.

3.2 Treść strony głównej

Treści zmienione w zakładce "Strona główna" automatycznie zostaną dodane na stronie głównej Twojego szablonu.

Edycja treści na stronie głównej.
Zmieniona treść na stronie szablonowej.

3.3 Zarządzanie stronami

Każda strona szablonowa posiada strony specjalne, których treść należy uzupełnić według własnego uznania. Są to strony:

  • Dla klienta - strona zawierające formularze kontaktowe dla klientów zainteresowanymi nawiązaniem współpracy.
  • O nas i kontakt - Strona zawierająca informacje o firmie oraz dane kontaktowe.
  • Polityka prywatności - Strona zawierająca dane na temat polityki prywatności.

3.4 Logo oraz favicon

Dodanie logo oraz ikony favicon strony szablonowej jest możliwe po przejściu do zakładki "Ustawienia serwisu -> Ustawienia"

Dodanie logo oraz ikony favicon.

3.5 Tytuł oraz kolorystyka

Zmianę tytułu strony oraz jej kolorystyki można dokonać w zakładce "Ustawienia serwisu -> Ustawienia". Wszelkie zmiany należy zatwierdzić przyciskiem "Zapisz". Po dokonaniu zapisu zmiany będą natychmiast widoczne na stronie.

Zmiana kolorystyki strony.

Integracja z portalami

Zakładka "Eksport na portale" umożliwia automatyczny eksport ogłoszeń na portale. Dodawanie i aktualizacja ogłoszeń na portalach przebiega w sposób automatyczny, oznacza to że system wykrywa wprowadzone zmiany w treści ofert, także zmiany zdjęć i dokonuje aktualizacji treści na portalach.

4.1 Ustawienia eksportu

Ustawienia eksportu umożliwiają dopasowanie danych zawartych w ofertach. W zakładce tej możemy określić dane kontaktowe dla wszystkich ofert oraz informację o lokalizacji danej nieruchomości.

Ustawienia eksportowanych danych na portale.

4.2 Dodanie własnego portalu

Dodanie własnego portalu pozwali nam na dodanie serwisu bądź własnego serwera FTP, którego nie znajdziemy w podstawowej liście portali. W tym celu należy przejść do zakładki "Dodaj FTP" i wypełnić dane na temat formatu eksportu oraz dane serwerowe.

Lista dodanych połączeń FTP.
Dodanie nowego połączenia FTP.

4.3 Eksport na portale

Na stronie "Eksport" znajdziemy wszystkie niezbędne informację na temat dokonywanych przez nas eksportów, a także dodamy nowy eksport.

Proces wymiany danych

Eksporty na portale wykonywane są automatycznie. Status danego eksportu jest widoczny w polu "Status". Status może przybierać różne wartości:

  • Oczekuje - dane nie zostały jeszcze zaciągnięte przez system.
  • W trakcie - system rozpoczął wymianę danych i ich wysyłkę na portal.
  • Zakończone - System zakończył wymianę danych z serwisem.

Historię eksportowanych ogłoszeń możemy sprawdzić poprzez kliknięcie przycisku "Historia" znajdującego się w kolumnie "Zarządzanie"

Lista dodanych eksportów na portale.
Dodanie nowego eksportu na portal.